Linas Kulnys: „Verslo valdymo programos – tiesiausias kelias į veiklos optimizavimą“

Dinamiškas transporto verslas įmones skatina vis dažniau apsvarstyti darbų optimizavimo galimybes, kurias suteikia verslo valdymo sistemos (VVS). Šį kartą kalbiname UAB „InfoTransport“, sukūrusios logistikos apskaitos ir valdymo programą „InfoTrans“ direktorių Liną Kulnį, kuris atskleidė programų naudą, teikiamą konkurencinį pranašumą rinkoje, ir patarė, pagal kokius kriterijus programą reikėtų rinktis.

Kokios priežastys prieš septynerius metus paskatino pradėti logistikos apskaitos ir valdymo verslą?

Verslo pradžia buvo netikėta. Kai studijavau universitete, reikėjo sukurti programą. Draugas dirbęs transporto vadybininku pasiūlė sukurti vežėjams skirtą IT sprendimą. Šis pasiūlymas ir inspiravo mane sukurti naują programą, kuri vėliau peraugo į verslo pradžią.

Papasakokite, kokia buvo Jūsų verslo pradžia. Ar prieš septynerius metus buvo daugiau įmonių teikiančių paslaugas, lengvinančias transporto sektoriaus darbą?

Verslo pradžia buvo nelengva, bet įdomi – reikėjo išmokti derybų, pardavimo meno, kitų dalykų. Klientų reikalavimai buvo aukšti ir labai skirtingi, o atsiskaitymai vėluodavo. Lietuvos rinkoje tuomet konkurencijos nebuvo. Kai kurios įmonės naudodavo užsienio programas kaip „Navision“, bet tai nebuvo labai populiaru. Verslo pradžioje tekdavo ilgai bendrauti su vežėjais pristatinėjant verslo valdymo programų naudą. Dabar daugelis transporto įmonių jau yra išbandę vieną ar kitą programą, žino ko nori, kokios funkcijos jiems reikalingos.

Transporto ir logistikos kompanijoms teikiate veiklą lengvinančią programą. Ar patys įmonėje naudojatės panašiomis programomis optimizuojančiomis įmonės veiklą?

Pradžioje kaip ir daugelis naudojome tradicinę excel programą, tačiau vėliau įmonės reikmėms pradėjome naudoti modifikuotą „InfoTrans“. Šią programą maksimaliai pritaikėme savo įmonės reikmėms ir pastebėjome akivaizdžius skirtumus. Dabar matome darbo su klientais istoriją, greičiau/ paprasčiau sugeneruojame sąskaitas, analitines ataskaitas, operatyviau vyksta užduočių personalui delegavimas, informacinių laiškų siuntimas.

Kokį konkurencinį pranašumą rinkoje įgauna įmonės, kurios naudojasi VVS?

Greitis (greitesnis darbas su dokumentais, informacijos paieška), mažesnės darbo sąnaudos, lankstumas, konfidencialios informacijos saugumas, išlaidų kontrolė, tikslesnė kredito limito/įsiskolinimo kontrolė, galimybė greičiau tiksliau nustatyti pelningesnes ar nuostolingesnes veiklos sritis, lengviau kontroliuojamas augimas – visa tai ir dar daugiau gali užtikrinti verslo valdymo programos.

Papasakokite, kuo „InfoTrans“ programa naudinga Lietuvos vežėjams, ekspeditoriams, logistikos kompanijoms?

Užsakovų gaunama nauda priklauso nuo įmonės veiklos srities, jos vidinės specifikos, logistinės grandinės sudėtingumo, reikalingų generuoti dokumentų skaičiaus ir kt. Pavyzdžiui vežėjams gabenantiems krovinius skirtingais maršrutais, sudėtingesnėmis logistinėmis grandinėmis –palyginti skirtingų maršrutų ar klientų pelningumą excel‘io paprastai nebeužtenka. Atskira kategorija – vežėjai dirbantys Europoje pagal kilometražo tarifus – jiems aktualu kilometrų ir realiai pravažiuotų kilometrų, pajamų, sąnaudų palyginimas.

Su ekspedicinėmis įmonėmis aiškiau – ten reali nauda gaunama iš karto, dėka automatiškai generuojamų sutarčių su užsakovais, lietuvių, rusų, anglų kalbomis. Be to, yra galimybė sutartis ir kitus dokumentus siųsti klientui elektroniniu paštu tiesiai iš programos (antspaudus ir parašus programa uždeda automatiškai).

Programa pritaikoma kiekvienos įmonės individualiems poreikiams, nes kiekvienos įmonės lūkesčiai skirtingi.

Jūsų programa 2005 m. įvertinta InfoBalt“ parodoje kaip geriausias ITTE produktas. Ar nuo to laiko programa keitėsi, tobulėjo? Gal atsirado naujų, patogesnių funkcijų? Kokių naujų funkcijų programoje gali atsirasti artimiausiu metu, ar jos taip pat bus pritaikytos ir seniems klientams?

Programai sukurti reikėjo trejų metų, tačiau ji nuolat buvo tobulinama pagal užsakovų poreikius ir pastebėjimus. Techniškai viskas gana ištobulinta, todėl pastaruoju metu pakeitimų reikėjo nedaug. Pagrindinis dalykas, kurio dar prašo vežėjai – smulki remonto išlaidų apskaita ir ryšys su žemėlapiais/stebėjimo sistemomis. Ties šiomis sritimis šiuo metu ir dirbame – rudenį tikimės pirmųjų rezultatų.

Dauguma pardavėjų teigia, kad būtent jų sistema yra geriausia, funkcionaliausia ir kitokia „-iausia“. Kaip transporto ir logistikos įmonėms nesusidūrusioms su VVS sistemomis išsirinkti geriausiai jų poreikius atitinkančią sistemą?

Primiausiai, reikėtų palyginti kelias skirtingas programas ir atkreipti dėmesį į šiuos aspektus:

• kaip programa veikia – lankstumas, patogumas, greitis;

• ar pati įmonė gali (ir kiek gali) konfigūruoti/plėsti funkcionalumą;

• kiek kainuotų pritaikymas prie įmonės specifikos (įvedimo formų, ataskaitų, sąskaitų ir kt.);

• ar galima ir kiek kainuotų keisti programos elgesį – kai kuriose programose tas yra sunkiai keičiama/pritaikoma. Pvz.: Gali būti nekintamai „įsiūtas“ toks elgesys kaip: „išrašius sąskaita negalima keisti užsakymo informacijos“; „viršijus kredito limitą negalima sukurti užsakymo“ ir t.t. Daugumai tas galbūt ir tinka, tačiau jei įmonėje yra dalinės/ išankstinės sąskaitos tai trukdys darbui.

Standartinės/būtinos funkcijos reikalingos pačių paprasčiausių logistikos atveju apskaitai pvz.:

• ekspeditoriui tai būtų – vienas užsakymas / vienas vežėjas / viena pajamų sąskaita / viena vežėjo sąskaita

• vežėjui – vienas reisas ir vienas/keli eksporto importo užsakymai. Užsakymai vežami be persikrovimu/terminalų/persikabinimų.

Papildomos funkcijos reikalingos ne kiekvienai įmonei. Anksčiau ar vėliau įmonė susiduria su sudėtingesniais dalykais: viena sąskaita už daug užsakymų, daliniai kroviniai, gabenimas per terminalą, reisai Europoje pagal tarifus/1km ir kt. – tuomet iškyla klausimas ar investuoti į savo programos tolesnį tobulinimą, ar pigiau ir greičiau prisitaikyti vieną iš esamų sprendimų.

Kaip VVS gali sumažinti verslo išlaidas ir per kiek laiko gali atsipirkti?

Atsiperkamumas labai priklauso nuo įmonės specifikos. Ekspeditorius naudodamasis programa per tą patį laiką gali padaryti daugiau: greitesnis pildant sutartis, generuojant sąskaitas, suvedant informaciją ir jos ieškant. Tai gali atsipirkti ir per kelis mėnesius. Vežėjams tas pats, kaip ekspedicijai tik čia daugiau neapibrėžtų dalykų, kurių atsiperkamumą sunku įvardinti laikotarpiu – tai kuro, kilometrų kontrolė, geresnės informacijos paieškos dėka – rastas pelningesnis užsakymas, prestižas klientų akyse, lengvai valdomas abejotinų klientų sąrašas ir t.t.

Kaip vertinate programinių įrangų Lietuvos transporto įmonėse perspektyvas?

Technologijos kasdieną tobulėja, todėl, manau, VVS optimizuojančios transporto įmonių darbą turi šviesią ateitį Lietuvoje. Modernios įmonės siekiančios gerų rezultatų, be patogios verslo valdymo programos jau šiandien neįsivaizduoja savo veiklos. Po krizės rinkoje jaučiamas labai didelis pagyvėjimas – greičiausiai įmonės suprato, kad reikia skaičiuoti ir pasakymai „maždaug aišku ir taip“ jau nebetinka. Brangstant kvalifikuotai darbo jėgai, darbdaviai siekia optimizuoti personalo veiklą, kad didžiąją dalį darbuotojų dienos neužimtų techninis dokumentacijos tvarkymas. Verslo valdymo programos – ne visada lengvas, bet tiesiausias kelias į veiklos optimizavimą.

[poll id=”4″]