Kaip ekspeditoriui mažinti kaštus?

Norint sąskaitoje turėti daugiau lėšų, reikia didinti savo pajamas ir mažinti išlaidas. Ši paprasta tiesa galioja ir namų ūkyje, ir versle. Transporto sektoriuje esanti didžiulė konkurencija verčia įmones skaičiuoti kiekviena eurą ir optimizuoti savo veiklą visais įmanomais būdais. Kartu su keleto ekspeditorių įmonių atstovais aptarėme, kaip šio sektoriaus įmonės gali mažinti savo kaštus.

Kalbant apie išlaidų optimizavimą, pradėti reikia nuo įmonėje naudojamų procesų. Patartina įdiegti griežtas pirkimų procedūras. O atsiradus pirkimo poreikiui, visų pirmą, siūloma įvertinti savo vidinius resursus. Neretai paaiškėja, kad kai kuriuos darbus įmonės darbuotojai gali atlikti savo jėgomis. Jeigu vis dėlto nusprendžiama vykdyti pirkimą, visada turi būti skelbiamas konkursas. Tokiu būdu išrenkamas optimalus pagal kokybės ir kainos santykį variantas.

Vykdant pirkimus įmonėje, frazės „mes gi visada pirkome iš šių tiekėjų“ arba „visada pirkome šią prekę“ turi būti pamirštos, siekiant kiekvieną karta sudaryti geriausią sandorį.

Kitas kaštų mažinimo būdas – samdyti išorinį paslaugų tiekėją. UAB „Lautoma“ vadovas Tomas Jurkšaitis pasakoja, kad įvertinę buhalterio darbo vietos bei buhalterinių programų kainą, jie priėmė sprendimą naudotis išoriniais buhalterinių paslaugų tiekėjais. Priklausomai nuo įmonės veiklos apimties, pravartu įvertinti, ar visi tiesiogiai nesusiję su įmonės produkto ar paslaugos kūrimu etatai yra būtini. Galbūt, kaip „Lautomos“ atveju, pigiau pasamdyti paslaugos tiekėja iš „išorės“, o įmonėje išlaikyti tik tuos darbuotojus, kurie sukuria vertę.

Dar viena kaštų mažinimo sritis, susijusi su veiklos išgryninimu ir ypatingai svarbi didesnėms įmonėms, turinčioms virš 100 darbuotojų ir veikiančioms keliose verslo segmentuose, – valdymo struktūros optimizavimas. Bendrovė galėtų struktūrizuoti savo veiklą, išskirdama į atskirą įmonę darbuotojus, atliekančius administravimo funkcijas. Kita veikla taip pat išskirdama į atskiras įmones. Tokiu būdu visos grupės įmonės gali koncentruotis į savo profesinę veiklą.

Atskira didelė išlaidų eilutė, būdinga ekspedijavimo įmonėms – ryšio paslaugos. Kadangi ekspeditoriaus darbas pagrinde vyksta telefonu, įmonei ypatingai svarbu pirkti aukštos kokybės ryšio paslaugą. Kitą vertus, šie kaštai paprastai būna gana dideli, todėl kyla poreikis rasti geriausios kokybės paslaugą už mažiausią kainą.  Mūsų kalbinti įmonių atstovai pasakoja, kaip jiems pavyksta optimizuoti šias išlaidas. Tomas Jurkšaitis ne rečiau, negu tris kartus per metus su atsakingais įmonės darbuotojais analizuoja jų pateiktus duomenis apie telefonijos ir interneto paslaugų naudojimą įmonėje. Taip vadovas sužino, ar įmonė efektyviai išnaudoja tai, už ką moka. Pagal šios analizės išvadas daromi sprendimai dėl paslaugų planų ir tiekėjų pakeitimo arba išlaikymo. Pašnekovo teigimu, ši praktika labai pasiteisino ir leido sutaupyti.

Nors telefonijos paslaugų kaina turi didelę įtaką pelnui, įmonėje visada turi būti įvertinamas kainos ir kokybės santykis. Tai ypatingai svarbu dirbant tarptautiniu mastu. O patirtis rodo, kad Lietuvos ryšio tiekėjai ne visada gali užtikrinti reikiamą kokybę, kalbant su egzotiškesnėmis šalimis, pavyzdžiui Vidurio Azijoje. Todėl neretai Lietuvos įmonės dirba su tarptautiniais operatoriais, turinčiais nuosavus tinklus reikiamose šalyse. Be to, patartina pasinaudoti bandomuoju paslaugos tikrinimo laikotarpiu. Ir tik jeigu ryšio kokybė tenkina, pasirašyti sutartį su tiekėju.

Taupyti įmonė gali ir pasinaudodama informacinių technologijų teikiamomis šiuolaikinėmis priemonėmis. UAB „Lautoma“ mažina kaštus, pradėjus naudoti CRM programą, elektroninį parašą, elektronines sąskaitas.

Skirtingai nuo daugelio šiuolaikinių įmonių, kurios svarsto „mobilaus biuro“ arba „darbo iš namų“ schemas, ekspedicijos įmonės kol kas renkasi darbą biure dėl eilės priežasčių, tarp kurių – operatyvaus apsikeitimo informacija būtinybė bei įmonės įvaizdis. Tačiau ir šioje srityje yra būdu mažinti kaštus, efektyviai išdėstant darbo vietas, naudojant „atviro ofiso“ išplanavimą, tokiu būdu optimizuojant biuro plotą ir mažinant nuomos arba pirkimo kainą.

Kaip ir kitose paslaugų įmonėse, didžiausia ekspedicijos kompanijų veikloje yra išlaidų personalui eilutė. Kaimyninėje Lenkijoje šiame sektoriuje dirbančios įmonės neretai naudoja įvairias personalo įdarbinimo schemas, leidžiančios sumažinti mokesčius. Tačiau visi mūsų kalbinti Lietuvos įmonių atstovai sako, kad taupyti personalo sąskaita neplanuoja. Ekspedicijos įmonėse dirbantys žmonės gauna ne tik atlyginimą, bet ir nemažai konfidencialios informacijos, vertingos patirties ir žinių. Todėl įmonės vadovai, norėdami išlaikyti aukšto lygio profesionalus, neturėtų taupyti personalo sąskaita. Šios nuomonės laikosi ir Eugenijus Rimkus, UAB „Axis transport“ vadovas. Jo teigimu, jei darbuotojai nebus patenkinti, nebus patenkinti ir įmonės klientai. Tomas Jurkšaitis sako, kad įmonė ieško taupymo būdų visose srityse, išskyrus personalą.

Pabaigai norėčiau pasakyti, kad taupymas – tai ne vargšų dalia. Greičiau, šiuolaikinės, nuolat tobulėjančios įmonės požymis. Todėl svarbu sistemingai analizuoti veiklos rodiklius ir ieškoti būdų ją optimizuoti.