RODO w branży TSL. Jak zwiększyć bezpieczeństwo danych? [PORADNIK]

Inspektor danych osobowych, podmiot przetwarzający dane, audyt bezpieczeństwa, mapowanie przepływu informacji – to tylko nieliczne z haseł, które od końca maja zaczęły towarzyszyć firmom sektora TSL w ich codziennej pracy. Niestety, RODO to dla wielu przedsiębiorców wciąż spory problem. Szczególnie w przypadku firm transportowych, które codziennie gromadzą i przetwarzają ogromną liczbę danych. RODO w branży TSL – przedstawiamy podstawowe zasady. 

Regulacje związane z RODO nałożyły na firmy transportowe szereg obowiązków związanych z bezpieczeństwem danych osobowych. Przedsiębiorstwa musiały stworzyć specjalne procedury oraz przygotować szereg dokumentów związanych z bezpieczeństwem danych. Jak pokazuje praktyka, najtrudniejszym elementem jest kontrola przestrzegania RODO na co dzień.

RODO obejmuje wszystkich

Niezależnie, czy jesteś właścicielem dużej firmy transportowej posiadającej setki ciężarówek, czy lokalnym spedytorem – RODO w mniejszy lub większy sposób będzie Ciebie dotyczyło. Regulacje stawiają bowiem w centrum uwagi osobę fizyczną, która może zostać zidentyfikowana bezpośrednio lub pośrednio – nie tylko poprzez imię i nazwisko czy PESEL, ale również poprzez numer rejestracyjny lub identyfikacyjny pojazdu (VIN).

– W przypadku firm sektora TSL jednym z wrażliwych zagadnień jest wykorzystanie danych o kierowcach i lokalizacji. Zbieranie danych osobowych ma jednak związek z uzasadnionym interesem firmy, która poprzez wykorzystanie systemu telematycznego dba zarówno o efektywność biznesu, jak i bezpieczeństwo kierowcy, pojazdu i towaru, co jest istotną informacją w aspekcie RODO – Dariusz Terlecki, dyrektor sprzedaży w Tomtom Telematics Polska.

*

Każda firma, także transportowa, będzie musiała dostosować się do Rozporządzenia o ochronie danych osobowych. KOMPENDIUM WIEDZY O RODO

*

Pracownik musi być poinformowany

Aby przetwarzać dane osobowe zgodnie z zapisami RODO, trzeba mieć ku temu ważny powód, a cel wykorzystania musi być wcześniej określony. Najprostszą i najczęściej spotykaną podstawą przetwarzania danych jest zgoda danej osoby. Warto jednak pamiętać, że zgoda ta musi być jednoznaczna, nie może być w żaden sposób wymuszana i może zostać wycofana w każdej chwili. Oprócz wyrażenia zgody istnieją też inne podstawy umożliwiające przetwarzanie danych. W branży TSL najczęściej są nimi „uzasadniony interes” lub „umowne uzasadnienie przetwarzania danych osobowych”. Zgodnie z tym pierwszym, właściciel floty może monitorować i zbierać dane na temat paliwa po to, aby sprawdzać, czy nie dochodzi do nadużyć lub kontrolować dane dotyczące prędkości i lokalizacji w celu ochrony zdrowia i bezpieczeństwa kierowców. Z kolei „umowne powody przetwarzania danych” oznaczają na przykład konieczność wykorzystywania danych telematycznych w celu rejestrowania czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy kierowców. Powody te mogą być uwzględnione w umowie o pracę. Niezależnie od przyczyny zbierania danych musimy pamiętać, że osoba, której dane są przetwarzane, musi zostać o tym poinformowana oraz wyrazić na to zgodę.

Segregator w szafie czy system telematyczny?

Niezależnie od tego, czy dane osobowe przechowujemy w formie papierowej, czy cyfrowej – obowiązki są bardzo podobne. Przede wszystkim należy zachować wszelkie procedury związane z dostępem do informacji. – RODO nakłada obowiązek oceny ryzyka i przeprowadzenia audytu związanego z ochroną danych osobowych. Należy więc sprawdzić jak wygląda sytuacja na dziś, zidentyfikować potencjalne zagrożenie oraz opracować plan postępowania w przypadku niewłaściwego wykorzystania danych. Dodatkowo w przypadku większych firm konieczne jest wyznaczenie tzw. inspektora ds. ochrony danych (DPO) – mówi Dariusz Terlecki.

Która forma przechowywania i przetwarzania dokumentów jest bezpieczniejsza? Według eksperta TomTom Telematics systemy telematyczne, takie jak np. platforma WEBFLEET, przetwarzają dużo więcej informacji i posiadają dużo więcej zabezpieczeń i funkcji, które minimalizują ryzyko naruszeń. W przeciwieństwie do „tradycyjnej” formy segregatora zamkniętego w szafie, ryzyko niepowołanego dostępu do danych jest bowiem dużo mniejsze, a ich codzienna obsługa – wyraźnie łatwiejsza.

*

A czy Ty jesteś przygotowany na RODO? W branży TSL też obowiązuje! Sprawdź, jakie masz obowiązki

*

Sprawdź, czy Twój system jest bezpieczny

Jak pokazuje praktyka, nie wszystkie dostępne na rynku rozwiązania spełniają kryteria RODO.

– Producenci rozwiązań telematycznych mieli dużo czasu, aby przygotować się do zmian, jakie weszły w maju. My zaczęliśmy prace nad dostosowaniem systemów już w 2012 roku, tak aby z dniem wejścia w życie ustawy nasi klienci mieli pewność, że nasza platforma działa zgodnie z prawem – mówi Dariusz Terlecki.

Niestety, wciąż część systemów nie posiada odpowiednich zabezpieczeń lub nie są one zbieżne z zasadami ochrony danych w Unii Europejskiej. Dlatego korzystając z systemu telematycznego lub decydując się na jego zakup, warto sprawdzić kilka elementów, m.in.:

1. Zabezpieczenia systemu – możliwość szyfrowanego logowania, bezpieczny transfer danych;

2. Sposób przechowywania – kontrola nad archiwizowanymi w systemie danymi – m.in. wiadomościami tekstowymi, zamówieniami, danymi dotyczącymi podróży, czy raportami;

3. Kontrola dostępu– możliwość ograniczenia dostępu do danych w zależności od potrzeb informacyjnych pracowników;

4. Certyfikaty bezpieczeństwa – bezpieczeństwo danych powinno być potwierdzone poprzez specjalne akredytacje, takie jak np. ISO/IEC 27001:2013;

5. Ochrona prywatności – dostępność funkcji włączenia i wyłączenia lokalizacji dla kierowców, tak aby mogli używać trybu podróży prywatnej i służbowej.

– Niezależnie, czy podróże naszych kierowców spisujemy w zeszycie, czy używamy do tego systemu telematycznego, zapewnienie ochrony danych to priorytet. Nowe przepisy określają bowiem nie tylko, co należy zrobić, ale także co grozi w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych. Maksymalna grzywna za naruszenie przepisów może wynieść 20 mln euro lub cztery procent obrotu rocznego firmy, w zależności od tego, która z tych kwot jest wyższa – podkreśla Dariusz Terlecki.

Więcej informacji o RODO w branży TSL można znaleźć w poradniku przygotowanym przez TomTom Telematics, dostępnym pod adresem: https://telematics.tomtom.com/pl_pl/webfleet/legal/general-data-protection-regulation/