Regulamin pracy przedsiębiorstwa transportowego: czy jest potrzebny?

Jeśli zatrudniamy co najmniej 20 pracowników, musimy sporządzić tzw. regulamin pracy. Powinien on być dopasowany do profilu przedsiębiorstwa. Czego wymagamy od regulaminu w firmie transportowej? 

Zgodnie z art. 104 § 2 kodeksu pracy, pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników jest zobowiązany do wprowadzenia regulaminu pracy. Ten wewnątrzzakładowy dokument powinien określać porządek pracy oraz prawa i obowiązki zarówno pracodawcy, jak i pracowników. Tworząc regulamin pracy dla swojego przedsiębiorstwa, warto zastanowić się nad wieloma kwestiami, które można uregulować w sposób jak najbardziej dopasowany do profilu prowadzonej działalności.

Warto zadbać, aby zapisy regulaminu szczegółowo określały organizację pracy i były instrukcją postępowania w różnych sytuacjach, które zdarzają się w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. W przypadku przedsiębiorstw transportowych niezbędne jest przytoczenie przepisów zarówno krajowych, jak i zagranicznych dotyczących transportu drogowego. W regulaminie pracy można wskazać na obowiązki i zakazy płynące z tych przepisów tak, by uniknąć ewentualnych spornych kwestii.

Jednym z ważniejszych elementów regulaminu jest również określenie systemu czasu pracy oraz długości okresu rozliczeniowego, jakim są objęci pracownicy. Decyzja w tej kwestii ma ogromne znaczenie ponieważ bezpośrednio przekłada się na obciążenia finansowe związane z zatrudnianiem pracowników. W zależności od systemu, na jaki się zdecydujemy, będziemy również mieli większą lub mniejszą swobodę planowania czasu pracy w zakładzie.

Należy wskazać, że zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców, przedsiębiorstwa zatrudniające kierowców mają do wyboru system podstawowy, równoważny, zadaniowy, przerywany lub mieszany (system równoważny z przerywanym). Z kolei wydłużony okres rozliczeniowy może się przyczynić do wyodrębnienia większej ilości czasu wolnego, jakiego można udzielić w zamian za pełnione dyżury, pracę w niedziele lub święta, a także godziny nadliczbowe. Nieprawidłowy dobór systemu czasu pracy oraz okresu rozliczeniowego naraża przedsiębiorcę między innymi na zwiększone koszty choćby z tytułu poszczególnych składników wynagrodzenia.

Regulamin pracy powinien również określać okres pory nocnej. Jak wiadomo, w odniesieniu do kierowców przepisy prawa wymagają ustalenia zarówno pory nocnej z kodeksu pracy, jak i z ustawy o czasie pracy kierowców. Z pierwszą porą nocną związane jest dodatkowe wynagrodzenie dla pracownika, który pracował w czasie jej trwania, a więc wydatek. Z kolei z drugą porą nocną wiąże się zakaz pracy ponad 10 godzin, jeśli praca była wykonywana w porze nocnej – zagrożeniem jest więc ewentualna kara, jaką może nałożyć organ kontrolny. Przedsiębiorca powinien przeanalizować pracę kierowców i dobrać najkorzystniejsze okresy pór nocnych.

Kodeks pracy wymaga również wprowadzenia do regulaminu szeregu innych uzgodnień i informacji. Dotyczą one między innymi wynagrodzenia za pracę, wykazu prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom, potwierdzania obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności, a także zagadnień dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.

Załączony do niniejszego wydania wzór regulaminu pracy jest wskazówką mogącą pomóc w tak ważnej dla przedsiębiorstwa kwestii, jaką jest tworzenie porządku pracy. Niemniej należy pamiętać, że każde przedsiębiorstwo wymaga odrębnego podejścia i różnych zapisów.

Przy wyborze najkorzystniejszych uregulowań w przedmiotowym regulaminie pracy, zwracamy szczególną uwagę na wielkość i specyfikę przedsiębiorstwa oraz różnorodność realizowanych zleceń przewozowych. W trakcie doregulowywania niniejszego regulaminu pracy o najkorzystniejsze zapisy (indywidualne dla każdej firmy), brana jest pod uwagę specyfika pracy kierowców wykonujących zróżnicowane zadania przewozowe oraz różne jej natężenie w roku. W szczególności najkorzystniejsze uregulowania mogą okazać się diametralnie różne w przypadkach zróżnicowanych zadań przewozowych wykonywanych przez kierowców przedsiębiorstwa, w szczególności, jeśli przedsiębiorstwo wykonuje:

• przewozy międzynarodowe –m.in. z uwagi na potrzebę dostosowania uregulowań dotyczących rozliczania zagranicznych podróży służbowych 9 regulamin wynagradzania)
• przewozy krajowe – m.in. z uwagi na potrzebę dostosowania uregulowań dotyczących kwestii rozliczania krajowych podróży służbowych
• wahadła – m.in. z uwagi na potrzebę dostosowania uregulowań z uwagi na wyjątkowy charakter takiego transportu (powtarzalność)
• transport okołokominowy – m.in. z uwagi na potrzebę dostosowania uregulowań dotyczących kwestii odbioru odpoczynków i przestrzegania norm odnoszących się do czasu prowadzenia (z uwagi na konieczność codziennych powrotów do bazy kierowcy często przekraczają powyższe normy) – częstymi zarzutami przed sądami pracy są argumenty zmuszania przez pracodawcę do ciągłego przekraczania norm
• transport drobnicowy – m.in. z uwagi na potrzebę dostosowania uregulowań dotyczących przerw (z uwagi na częste postoje i krótkie okresy prowadzenia pojazdu charakteryzujące ten rodzaj transportu), rejestrację związanych z tym okresów aktywności oraz ich rozliczanie.
• transport kombinowany – m.in. z uwagi na potrzebę dostosowania uregulowań dotyczących poprawności odbierania odpoczynków na promie, w pociągu i rejestrację związanych z tym okresów aktywności oraz ich rozliczanie.

Dzięki dostosowaniu regulaminu jedynie w sposób tak złożony i wszechstronny, jesteśmy w stanie zapewnić bardzo wysoki poziom zabezpieczeń dla firmy transportowej. Trzeba pamiętać, iż dobrze przygotowany dokument w znaczącym stopniu przekłada się na zabezpieczenie przedsiębiorstwa w przypadku konfliktów z kierowcami przed Sądami Pracy.  Dobrze dostosowany regulamin niesie za sobą również bardzo dużą wartość w przypadku kontroli organów administracyjnych w przedsiębiorstwie.  To również nieoceniony pod względem wartości dowodowej dokument w przypadku wszelkich wypadków przy pracy, które niestety w transporcie drogowym zdarzają się na porządku dziennym.

Autor, Piotr Zaszczudłowicz, prawnik, specjalista ds. ewidencji czasu pracy kierowców

Kancelaria Transportowa Legaltrans