5 mitów dotyczących ewidencji czasu pracy kierowców [PORADNIK dla przedsiębiorców]

Ewidencja czasu pracy kierowców to podstawowy element funkcjonowania większości przedsiębiorstw transportowych. Jak pokazuje doświadczenie ekspertów, jest to również jedna z najczęściej zaniedbywanych kwestii przez właścicieli firm. Powód? Brak wiedzy lub wszechobecna nieświadomość. Nieświadomość istnienia niektórych przepisów oraz nieświadomość ich mylnej interpretacji.

Przedstawiamy 5 podstawowych błędów, a tym samym mitów, jakie popełniane są nie tylko przez osoby wyznaczone do prowadzenia ewidencji, ale i księgowe oraz – co najgorsze – niektóre biura zajmujące się usługowym rozliczaniem kierowców.

Powód tak sprzecznych interpretacji i rosnącej liczby mitów jest wiele. Głównymi jest jednak brak wiedzy i chęci jej pogłębiania. W konsekwencji oznacza to, że wiele osób opiera się na wcześniejszej interpretacji obowiązujących przepisów. Popularne „słyszałem, że” to w konsekwencji efekt kuli śnieżnej– zjawiska znanego socjologom. Plotka przybiera formę prawdy w zastraszająco szybkim tempie. Tracą na tym wszyscy – kierowcy, właściciele przedsiębiorstw i sama branża.

Mit 1: Diety, noclegi, delegacje? Polski to przecież nie dotyczy

Czasem można usłyszeć z ust przedstawicieli branży takie oto słowa: „delegacje dotyczą tylko wyjazdów zagranicznych”. Niektórzy bowiem uważają, że przewożenie towarów po naszym nadwiślańskim kraju nie rodzi dodatkowych obowiązków w postaci prowadzenia ewidencji czasu pracy, rozliczania diet i noclegów. Jest to bardzo duża nadinterpretacja przepisów o prawie pracy. Jeżeli siedziba firmy X mieści się w Warszawie, a kierowca wyrusza po towar do Szczecina, to jak najbardziej podlega przepisom nakładającym obowiązek wyliczenia m.in. diet w sytuacji, gdy przebywa on poza firmą dłużej niż 8 godzin.

Mit 2: Naruszenia? Po co mi o nich wiedzieć?

Co z oczu, to z serca – to dewiza niejednego przedsiębiorstwa. Wiele firm z zupełnie niewiadomych przyczyn nie analizuje naruszeń popełnianych przez zatrudnionych kierowców. To działanie jest niezwykle krótkowzroczne i mało opłacalne w ogólnym rozrachunku. Co więcej, brak nadzoru nad kierowcami powoduje, że i oni nie zwracają uwagi na swoje błędy i przestaje im zależeć na ich unikaniu. – Należy wykorzystywać narzędzia, które umożliwiają podgląd nieprawidłowości. Bardzo często zdarza się, że błędy, które popełniają pracownicy są wynikiem braku odpowiedniej wiedzy lub wydają się błahe i przez to ignorowane. Narastające w ten sposób problemy w końcu zostaną ujawnione w najmniej oczekiwanym momencie. A wystarczy zainteresowanie i systematyczność w weryfikacji pracy kierowców. Jeśli nie mamy sami doświadczenia i wystarczającej wiedzy, należy tego wymagać od firm, które zajmują się usługowym rozliczaniem czasu pracy. Powinny one wskazywać naruszenia i je dokładnie opisywać. Od lat stosujemy takie praktyki w naszej kancelarii i dzięki temu zauważamy znacznie mniejszą ilość błędów popełnianych przez kierowców oraz ich samodyscyplinę. – mówi Tomasz Szerszeń, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP.

Mit 3: Przekraczanie granic – przecież kilka kilometrów nie zrobi różnicy

Skrupulatność takich zapisów ma wbrew pozorom bardzo duże znaczenie. Wyobraźmy sobie taką sytuację: pracownik firmy X przekracza granicę w Zgorzelcu dokładnie o godzinie 10:21. Chce opisać to zdarzenie, jednak nie ma możliwości zorganizowania bezpiecznego postoju przez najbliższych 50 km. Docierając do parkingu i odbierając tym samym odpoczynek, zapomina o zanotowaniu faktu przekroczenia granicy. Przypomina mu się o tym dopiero przed ponownym wyruszeniem i jako moment przekroczenia granicy omyłkowo wyznacza godzinę 10:01. Jakie są tego konsekwencje? Kierowca deklaruje znacznie dłuższy pobyt na terytorium Niemiec niż miało to miejsce w rzeczywistości i w konsekwencji naraża firmę na większe koszty z tytułu wyliczania diet oraz płacy minimalnej. Wyobraźmy sobie, że takie pomyłki zdarzają się kilka razy w ciągu miesiąca – problem narasta a wraz z kosztami przedsiębiorstwa. – Rozwiązaniem tego problemu są systemy GPS. Dzisiaj wiele firm korzysta z tego typu urządzeń. Jednak jak pokazuje nasza praktyka, pojawiają się czasem i takie podmioty, które GPS’ów używają jedynie do lokalizacji swoich pojazdów lub mają kilka różnych systemów w swoich pojazdach i nie wykorzystują w pełni ich możliwości do tworzenia ewidencji czasu pracy kierowców. A jak się okazuje, może to przynieść wymierne korzyści w postaci dużych oszczędności dla przedsiębiorstwa. Aby obliczenia były możliwie jak najbardziej dokładne, warto wyposażyć się w odpowiedni program do ewidencji, który bez problemu zaczyta zdarzenia z różnych systemów GPS. W naszej kancelarii korzystamy z oprogramowania SuperTacho, które współpracuje z niemalże każdym systemem GPS – mówi Tomasz Szerszeń, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP.

Mit 4: Archiwizowanie dokumentów – na co to komu?

Wydawanie dokumentów kierowcom (m.in. zaświadczenia, wypisy czy też zezwolenia) oraz odbieranie od nich danych (wykresówki, protokoły kontroli) wymaga odpowiedniego potwierdzenia od każdej ze stron. Należy pamiętać o każdorazowym kwitowaniu wydawanych i odbieranych dokumentów, liczby odbieranych wykresówek czy wydruków z tachografu cyfrowego. Należy pamiętać, iż w przypadku ich zagubienia, to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek posiadania i przedstawienia kompletu niezbędnych dokumentów. Wyobraźmy sobie przypadek, gdy kierowca powinien oddać 20 wykresówek, a z różnych powodów oddał jedynie 15. W sytuacji, w której firma rozstaje się ze swoim pracownikiem, nie ma już możliwości odtworzenia ani dociekania faktu kto jest w ich posiadaniu. Na takie ewentualności należy się przygotować z wyprzedzeniem i mieć potwierdzenia wydanych lub odebranych dokumentów.

Mit 5: Jeden za wszystkich, wszyscy za jednego – delegowanie dotyczy wszystkich?

Pojawienie się rozporządzeń dotyczących płacy minimalnej wprowadziło wiele niewiadomych. I jak zawsze w tego typu przypadkach działa zasada tłumu – wszyscy robią, robię i ja. Delegowanie kierowców za granicę rzeczywiście nakłada obowiązek rejestracji tego faktu w odpowiednich systemach, jednak… – Należy zwrócić uwagę na słowo delegowanie. W przypadku jednoosobowej działalności i wykonywaniu przewozów na własnej licencji, nie ma potrzeby zgłaszania siebie samego do zagranicznych systemów. Zgodnie z prawem, obowiązki te ciążą na nas w przypadku delegowanych pracowników, a w tym przypadku taka zależność nie występuje – kontynuuje Tomasz Szerszeń.

Jak widać, przez lata obowiązywania przepisów prawa transportowego, stosowanie ich w praktyce wygląda czasem nieco inaczej. Sytuacje te rodzi wiele pojawiających się interpretacji oraz spekulacji, które w konsekwencji wprowadzają w zakłopotanie nie tylko kierowców ale i przedsiębiorstwa transportowe. Aby uniknąć popełniania błędów, warto zagłębić się w temat i zweryfikować stan swojej wiedzy na podstawie dokładnych zapisów w ustawie lub opinii ekspertów działających w branży.