30 tysięcy książek, dokumenty, meble, regały, czyli jak przewieźć cały uniwersytet?

Relokacja uniwersytetu to wyjątkowo skomplikowane zadanie. Dachser podjął się przeniesienia Frankfurt School of Finance & Management (Frankfurcka Szkoła Finansów i Zarządzania) ze starej siedziby do nowej. Przewóz obejmował 1000 metrów sześciennych najróżniejszych przedmiotów i materiałów, w tym 30 tysięcy książek, tysiąc metrów bieżących akt i katalogów oraz 150 metrów bieżących regałów.

Przeprowadzka na nowy kampus powierzona Dachser & Kolb, która specjalizuje się w relokacjach, wypadła akurat w listopadzie, czyli w okresie kiedy na uczelni dzieje się najwięcej. W przenosinach na północny kraniec Frankfurtu brało udział nawet do 40 osób, a także korzystano z trzech specjalnie zaprojektowanych ciężarówek z pneumatycznym zawieszeniem.

– Dokonaliśmy nie lada wyczynu, który polegał na przetransportowaniu Frankfurckiej Szkoły bez przerywania jej działania. To było duże wyzwanie – mówi Volker Bandorf, kierownik ds. relokacji w Dachser & Kolb.

Sam przewóz z punktu A do punktu B to tylko jedno z wielu zadań w takim projekcie. Przeniesienie tak ogromnego obiektu wymaga wiele pracy, do której należy np. skatalogowanie przedmiotów i stworzenie szczegółowych wytycznych dotyczących relokacji. Wyjątkowo ważnym działaniem w takich zleceniach jest podział obowiązków pomiędzy klientem a wykonawcą. Konieczne było jasne określenie, co i kiedy powinno zostać zapakowane przez każdego z pracowników oraz w którym momencie wkraczają eksperci z Dachser & Kolb. W przypadku Frankfurckiej Szkoły pracownicy uniwersytetu musieli się martwić jedynie o swoje rzeczy osobiste.

– Musieliśmy zdemontować 500 stanowisk pracy, rozłożyć komputery i umieścić je na wózkach, a następnie ponownie je zainstalować w nowym budynku. Tylko przy tej czynności pracowało 12 osób przez pełne dwa dni, dbając o to, aby sprzęt był gotowy do użycia – mówi Bandorf.

Bardzo istotną kwestią było zadbanie o bezpieczeństwo ludzi, danych oraz ochronę budynku. W miejscach, do których przenoszono ciężkie pudła, umieszczano wcześniej przeszkody i paski taśmy, aby uniknąć ryzyka zranienia pracowników oraz studentów uniwersytetu. Ściany i podłogi zostały zabezpieczone folią i innymi materiałami ochronnymi. Osobną kwestię stanowiło bezpieczeństwo danych. Należało dokładnie zabezpieczyć wszystkie poufne dokumenty przed nieautoryzowanym dostępem. Z uwagi na to, że w trakcie przenoszenia Frankfurckiej Szkoły semestr akademicki się już toczył, wszyscy pracownicy Dachser & Kolb musieli zostać zarejestrowani. Do otworzenia automatycznych drzwi, które wymagają zastosowania chipów, potrzebne były specjalne karty dostępu.

Ponadto przy realizacji tak skomplikowanego transportu konieczne było szybkie i nieprzerwane działanie. W dotychczasowej lokalizacji artykuły były pakowane przez część pracowników Dachser & Kolb, a inny zespół zajmował się rozpakowywaniem w nowej siedzibie. W każdym z miejsc nad nadzorowaniem zespołu i koordynacją wyjazdów trzech ciężarówek czuwał kierownik projektu. Finalnie firma Dachser & Kolb przetransportowała ponad 2 tys. pudeł do nowej siedziby uczelni, przekształcając pustą powierzchnię blisko 38 tys. mkw. w pełni wyposażoną i funkcjonalną przestrzeń dla studentów i pracowników szkoły.