Czy do skutecznego zarządzania flotą i kierowcami wystarczy karta papieru lub tabelka w Excelu?

Zakłopotany kontrahent informuje Cię przez telefon, że Twoja dostawa spóźnia się już kilka godzin. Kierowca na trasie nie odbiera, więc ciężko jest to wyjaśnić. Jak wybrnąć z takiej sytuacji? Problemy jedynie narastają, gdy dla firmy jeździ ponad 10 samochodów, pilnowanych za pomocą arkuszy Excel. Sprawna flota potrzebuje błyskawicznego oprogramowania do zarządzania, które ułatwi jej codzienną kontrolę.

Sztuka polskiego zarządzania transportem

Przynajmniej 75% polskich przedsiębiorstw zmaga się z kontrolą do 100 pojazdów firmowych, jednak ponad połowa z nich nie zatrudnia administratorów floty. W małych i średnich spółkach jego obowiązki przejmuje dyrektor generalny, jednak nie może ich traktować priorytetowo, ponieważ musi skupić się na utrzymaniu płynności finansowej. Czasem zarządzaniem zajmuje się jego asystentka lub inny pracownik, któremu brakuje dostatecznego wsparcia. Niekompetentne zarządzanie flotą jest źródłem strat, które pozostają niewidoczne bez elektronicznego systemu zarządzania.

Realia kontroli floty bez wsparcia technologii

W wielu biurach monitoring pojazdów służbowych w Excelu jest wciąż pewną tradycją. Zdarza się, że pracownik firmy na to zadanie poświęca nie więcej niż 10 godzin w tygodniu. Skutki są zazwyczaj opłakane. Arkusze nie pokazują nam rzeczywistej pracy kierowców, przez co nie jesteśmy w stanie ocenić efektywności naszej floty. Skakanie po tabelach w celu dopilnowania terminowości, kosztów paliwa, stanu pojazdów czy godzin pracy przewoźników kradnie nam cenny czas potrzebny na działania pro-sprzedażowe.

Pamiętajmy przy tym, że zabiegani kierowcy rzadko mogą natychmiastowo przekazać administratorowi niezbędne informacje. Często nie są w stanie odebrać telefonu. Również z tego powodu „arkuszowe” kierowanie flotą prędzej czy później okazuje się problematyczne. Żeby oszczędzić czas i podejmować lepsze decyzje, warto wykorzystać właściwe oprogramowanie do zarządzania, które zamieni nasz komputer w sprawne centrum dowodzenia.

Nowoczesny styl zarządzania flotą

Obecnie firmy decydują się na monitoring pojazdów służbowych za sprawą niewidocznych czujników w autach. Zbierają one kluczowe wskaźniki efektywności do oprogramowania dostępnego z poziomu przeglądarki i telefonu. O ile oprogramowanie nie pomoże zastąpić wykwalifikowanego administratora floty, rozwiązania dostępne na polskim rynku ułatwiają kontrolę floty poprzez automatyzację większości zadań.

Nowoczesne zarządzanie flotą zaczyna się po instalacji nadajnika w samochodzie, co zajmuje około 40 minut. Standardowo wewnątrz platformy widzimy m.in. pozycję wszystkich służbowych pojazdów na mapie, ich średnią prędkość oraz ich ostatnie miejsca postoju. Dzięki bieżącej obserwacji floty upewnimy się, że kierowcy są punktualnie we właściwym miejscu, bez sięgania po telefon. Porównując dane pojazdu z zapisem dziennej trasy auta, ograniczymy problemy z opóźnieniami w dostawach. Nadajniki również przekazują do systemu informację o zużyciu paliwa i jego kosztach, a niektóre oprogramowania nawet oceniają okresową efektywność kierowców w rankingu. Wystarczy regularne korzystanie z tych podstawowych funkcji e-platform do zarządzania flotą, żeby firma znacząco zyskała na czasie i oferowanej jakości usług dostawczych.

Widzisz każdy szczegół
Osoba nadzorująca flotę ma możliwość dostosowania programu do swoich codziennych wymagań. Powszechną normą jest automatyczne przesyłanie kluczowych statystyk w raportach na e-mail. Przykładowo będziemy w stanie otrzymywać powiadomienia z raportem dnia pracy kierowcy, które ułatwią późniejsze rozliczenia. Jeśli oprogramowanie ma funkcję tworzenia geostref, administrator może wyznaczyć na mapie strefy pracy dla każdego pojazdu. W przypadku, gdy pojazd wyjedzie poza nią, system poinformuje Nas o tym w wiadomości sms.

Bezpieczeństwo firmowych pojazdów jest równie ważne, co ich bieżący monitoring. Sprawdzając oferty producentów oprogramowań, zainteresujmy się platformami, które informują użytkownika o stylu jazdy kierowców. Niektóre z nich pozwalają pomierzyć nie tylko wykroczenia w prędkości, ale też częstotliwość gwałtownego hamowania i ścinania zakrętów. Cykliczna kontrola tych parametrów pozwala zrozumieć, jak się zachowują kierowcy na trasie, dzięki czemu wreszcie będziemy w stanie przekonać ich do bezpiecznej jazdy.

Wdrożenie platformy do zarządzania flotą do firmy

Wersję demo wybranej platformy powinniśmy być w stanie przetestować nieodpłatnie. Najczęściej konsultanci producenta są w stanie wyliczyć zwrot z inwestycji w oprogramowanie, jeśli poinformujemy ich o stanie naszej floty. Całkowity proces wprowadzenia systemu wraz ze szkoleniami powinien zająć do 25 dni od czasu udostępnienia samochodów do instalacji czujników. Brak wiedzy technicznej nie będzie tutaj problemem, ponieważ codzienna obsługa systemu jedynie wymaga umiejętności na poziomie „googlowania”.

Autor: Aleksandra Sarka z Poltrack, producenta oprogramowania do zarządzania flotą