Przechowywanie danych z tachografu – dlaczego należy to robić?

Pół tysiąca złotych za dzień w przeliczeniu na jeden pojazd. Tyle może zapłacić przedsiębiorca za brak danych z tachografu. Odczyty czasu pracy kierowców zawodowych są podstawowymi informacjami, które przewoźnik powinien przechowywać. Inspekcja Transportu Drogowego może je sprawdzić nawet rok wstecz. Michał Senger, ekspert Inelo, tłumaczy, dlaczego przechowywanie danych z tachografu jest tak ważne oraz radzi, jak bezpiecznie gromadzić dane w firmie transportowej.

Tachograf odczytujemy maksymalnie co 90 dni kalendarzowych, używając do tego karty przedsiębiorstwa, na którą tacho zostało zablokowane. Dobrą praktyką jest odczyt częściej niż przewidziane trzy miesiące. Gdy spóźnimy się z odczytem, narażamy się na kolejną karę w wysokości 500 zł (na pojazd za każdy dzień).

– Jeżeli więc w firmie jest kilkanaście samochodów i wszystkie mają nieterminowe odczyty, możemy otrzymać maksymalny mandat przewidziany taryfikatorem. Wówczas nie jest istotne to, że kierowcy jeżdżą zgodnie z przepisami. Jeśli więc ze względu na specyfikę transportu kierowcy nie wracają zbyt często do bazy i nie ma możliwości regularnego odczytania tachografów w siedzibie, wskazane jest zainstalowanie w pojazdach systemu telematycznego, umożliwiającego zdalny odczyt danych – sugeruje Michał Senger, ekspert Inelo ds. rozliczeń i szkoleń.

* przechowywanie danych z tachografu

Blokada kartą przedsiębiorstwa

W przypadku, gdy przewoźnik zakupi samochód ciężarowy tak zwany używany, to taki pojazd może być zablokowany kartą poprzedniego właściciela. Dlatego w pierwszej kolejności po zakupie i wprowadzeniu do pamięci rejestratora nowego numeru rejestracyjnego, należy w serwisie tachografów od razu zablokować ciężarówkę kartą danego przedsiębiorstwa. Jeśli o tym zapomnimy, w przyszłości może nie udać się odczytać danych dla zatrudnionych kierowców. Uzyskamy co prawda plik odczytu, ale z opisem brak czynności/brak danych. Jak zweryfikować, czy możemy odczytać dane z tachografów używanych pojazdów? Można to zrobić w prosty sposób w programie do rozliczania czasu pracy kierowcy, takim jak 4Trans. Wystarczy sprawdzić, czy da się otworzyć klika losowo wybranych dni z różnych okresów i czy widać zarejestrowane czynności.

– Jeżeli okaże się, że nie możemy otworzyć testowanego przez nas dnia, należy udać się do serwisu tachografów i odczytać tacho kartą warsztatową, gdyż jest ona nadrzędną nad kartą przedsiębiorstwa i za jej pomocą da się odzyskać te dane. Warto jednak wiedzieć, że rejestrator danych kierowcy ma ograniczoną pamięć i może okazać się, że potrzebne informacje nie są już dostępne. Jeśli więc w tachografie zapisane będą dane tylko z ostatnich 200 dni (w razie kontroli wymagane są odczyty z całego roku), to grzywna dla przedsiębiorcy będzie wysoka. Na przykład za brak odczytów z okresu 165 dni to aż 82 500 zł i to tylko za jeden pojazd – wyjaśnia ekspert Inelo.

* przechowywanie danych z tachografu

Kontrola poprawności odczytów

Prawidłowe dane to takie, gdzie wszystkie czynności zapisane w tachografie pokrywają się z tymi na karcie kierowcy.

– Co w przypadku, gdy odczytamy dane z tachografu i okaże się, że w związku z ich uszkodzeniem z jednego dnia cały plik nie chce się wczytać do programu? Wówczas należy rozbić taki odczyt na dwie części. Na przykład jeśli uszkodzone są dane z 29.06.2019 r., ustawiamy jeden odczyt od pierwszego dnia do 28.06.2019 r. oraz drugi od 30.06.2019 r. do dnia bieżącego. Otrzymujemy dwa pliki, które należy wczytać do programu. Co z dniem, w którym dane uległy uszkodzeniu? Na 29.06.2019 najlepiej uzyskać z serwisu tachografów pisemne potwierdzenie, że pliki z tego dnia są uszkodzone i nie da się ich odzyskać – radzi Michał Senger.

* przechowywanie danych z tachografu

Brak potrzebnych informacji o tym, jak pracuje kierowca, może kosztować przedsiębiorcę pół tysiąca złotych za każdy dzień dotyczący jednego pojazdu. W przeliczeniu na liczbę samochodów w taborze i inne naruszenia kierowców to grzywna, która może zachwiać płynnością finansową niejednej firmy transportowej.