Transport na potrzeby własne: kompendium wiedzy

Nawet jeśli transport na potrzeby własne swojej firmy realizujemy sporadycznie, to i tak potrzebujemy odpowiednich zezwoleń. Nie warto tego bagatelizować – chociażby z uwagi na dość spore kary, rzędu 8 tys. zł.

Przewóz na potrzeby własne to w zasadzie każdy przejazd należącego do firmy pojazdu po drogach publicznych z ładunkiem lub bez niego (z pasażerami lub bez), wykonywany nieodpłatnie. Z taką formą transportu mamy do czynienia, jeśli wykonywany jest pomocniczo, dodatkowo do głównej formy działalności.

Przepisy

W przypadku, gdy transport wykonywany na potrzeby własne przedsiębiorstwa realizowany jest pojazdami przeznaczonymi do przewozu więcej niż 9 osób (razem z kierowcą) lub o masie powyżej 3,5 t, opieramy się na zapisach ustawy o transporcie drogowym. Jeżeli transport stanowi główny kierunek działalności firmy, a oprócz tego pracownicy realizują transport na potrzeby własne przedsiębiorstwa, konieczne jest posiadanie odpowiedniej licencji transportowej. Jeżeli jednak przewóz dokonywany jest jako czynność pomocnicza w pracy przedsiębiorstwa (np. produkcyjnego), wtedy potrzebne jest zaświadczenie o przewozie na potrzeby własne.

Co jednak w przypadku przewozu na potrzeby własne realizowanego za pomocą pojazdów o DMC poniżej 3,5 tony? Jak twierdzi Piotr Zaszczudłowicz, prawnik, specjalista ds. ewidencji czasu pracy kierowców w Kancelarii Transportowej Legaltrans, odpowiedź nie jest jednoznaczna. „Ważna jest kwestia tego, co będzie przewożone i gdzie przewóz będzie się odbywał. Wskazać jednak można na przepis art. 3 ust.1 pkt. 2 Ustawy o transporcie drogowym: przepisów ustawy nie stosuje się do przewozu drogowego wykonywanego pojazdami samochodowymi lub zespołami pojazdów: (…) o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony w transporcie drogowym rzeczy oraz niezarobkowym przewozie drogowym rzeczy” – tłumaczy.

Jak zdobyć zaświadczenie o przewozie na potrzeby własne?

Warto zaznaczyć, że częstotliwość dokonywania przewozu nie ma tu znaczenia. Możemy przewozić towar sporadycznie, incydentalnie – i nawet wtedy potrzebujemy zaświadczenia. Wyróżniamy dwa rodzaje pozwoleń – zaświadczeń: na krajowy oraz międzynarodowy niezarobkowy przewóz drogowy. Pierwsze możemy uzyskać w starostwie właściwym dla miejsca naszej działalności, wydawane jest ono na czas nieokreślony (koszt to 500 zł, szczegóły znajdziemy na stronach internetowych urzędów miast, np. TU). O wydanie drugiego – na okres do 5 lat – musimy się zaś zgłosić do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego. Pięcioletnie zaświadczenie kosztuje 500 zł (każdy wypis na kolejnych 5 lat to dodatkowe 100 zł, szczegóły oraz wzory wniosków znajdziemy pod TYM linkiem ).

We wniosku zawieramy m.in. dane przedsiębiorcy, NIP, liczba pojazdów. Poza tym dołączamy oświadczenie o zamiarze zatrudnienia kierowców spełniających warunki opisane w ustawie o transporcie drogowym i wykaz pojazdów wraz z kopiami dowodów rejestracyjnych.

Kary

Nie zapominajmy: zaświadczenie jest obowiązkowe. Podczas kontroli funkcjonariusz policji lub inspektor ITD zapyta, czy jesteśmy w stanie poświadczyć wykonywanie przewozu na potrzeby własne. Jeśli przedsiębiorca nie wyrobił zaświadczenia, grozi mu kara grzywny do 8 tys. zł. Z kolei jeżeli zapomnimy o zabraniu ze sobą dokumentów, może to kosztować właściciela firmy lub osobę zarządzającą transportem 2 tys. zł, a zapominalskiego kierowcę – 500 zł.

Kto może przewozić?

Co istotne, przewóz własny musi być realizowany przez przedsiębiorcę lub pracownika, czyli osobę zatrudnioną na umowę o pracę. W związku z tym nawet jeśli przewóz wykonywany jest sporadycznie, nie możemy zlecić go np. w ramach umowy o dzieło czy zlecenie. „Praktyka orzecznicza wskazuje, że definicji pracownika należy szukać w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku kodeks pracy (Dz.U.2014.1502 j.t. z późn. zm.), a dokładniej w art. 2 (Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę). Takie stanowisko zajął m.in. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 24 lipca 2007 r. I OSK 1254/06LEX nr 366189” – mówi Piotr Zaszczudłowicz.

Innym rozwiązaniem jest powierzenie tego zadania tzw. osobie współpracującej, czyli współmałżonkowi lub innemu członkowi najbliższej rodziny, pozostającej z nami w gospodarstwie domowym i mieszkającej pod jednym dachem ( szczegóły przedstawiamy w artykule “Rodzinna firma transportowa: czy to się opłaca?”), jednak jak podkreśla prawnik pojawiają się tu pewne wątpliwości. „Zgodnie z wyrokami VI SA/Wa 2265/06 z dnia 12 kwietnia 2007 roku LEX nr 329695 oraz VI SA/Wa 978/06 z dnia 20 października 2006 roku LEX nr 334527 przewóz wykonywany przez małżonka przedsiębiorcy może być uznany za wykonywany na potrzeby własne, jeśli zostaną spełnione pozostałe warunki” – przekonuje.
Pamiętajmy, że pracownik wykonujący przewóz na potrzeby własne firmy wcale nie musi być zatrudniany na stanowisku kierowcy, a na innym, wynikającym z profilu przedsiębiorstwa, jednak musi posiadać odpowiednie uprawnienia – do kierowania pojazdem, zaświadczenie o stanie zdrowia, powinien ponadto spełniać wymagania dotyczące wieku oraz kwalifikacji wstępnej.

Ponadto w przewozach na potrzeby własne obowiązują takie same zasady, jeśli chodzi o czas pracy kierowcy, jak w „standardowym” transporcie drogowym.

***

Kto może wykonywać przewóz na potrzeby własne?

– właściciel
– pracownik zatrudniony na umowę o pracę, niekoniecznie na stanowisku kierowcy
– osoba współpracująca (czyli członek najbliższej rodziny)

***

Czym można przewozić?

Przedsiębiorca musi mieć prawo do dysponowania pojazdami, którymi realizowany jest przewóz na potrzeby własne – mogą to być ciężarówki zakupione, wynajęte, wydzierżawione, wzięte w leasing. Podobnie towar załadowany do ciężarówki: powinien należeć do przedsiębiorcy, być przez niego wyprodukowany, wydobyty, kupiony, sprzedany, wynajęty, naprawiony itd.

Czasami przedsiębiorcy wychodzą z założenia, że jeśli parę razy w roku wsiądą za kółko i przewiozą towary na potrzeby swojej firmy, to w związku ze sporadycznością transportu w zasadzie nie potrzebują zaświadczenia. Nic bardziej mylnego. Wniosek o jego wydanie warto złożyć w starostwie lub siedzibie GITD zaraz po założeniu firmy.

Współpraca merytoryczna: Piotr Zaszczudłowicz, prawnik, specjalista ds. ewidencji czasu pracy kierowców w Kancelarii Transportowej Legaltrans