Линас Кульнис: «Программы управления бизнесом — прямой путь к оптимизации деятельности»

Динамичный транспортный бизнес заставляет компании всё чаще задумываться над возможностями оптимизации работы с помощью систем управления бизнес-процессами (СУБ). В этот раз мы общались с Линасом Кульнисом, директором ЗАО «Info transport», где была создана программа управления и логистического учёта. Л. Кульнис рассказал о пользе программы, конкурентных преимуществах её использования, а также посоветовал, согласно каким критериям выбирать программу.

Какие причины заставили вас 7 лет назад начать работать над созданием программ управления и логистического учёта?

То, что мы начали заниматься именно этой деятельностью, было неожиданностью. Когда я учился в университете, мне нужно было написать программу. Друг, работавший транспортным менеджером, предложил создать программу для перевозчиков. Это предложение вдохновило меня на создание новой программы, которая потом переросла в начало бизнеса.

Расскажите, каким было это начало? Существовали ли 7 лет назад другие фирмы, предоставляющие услуги по упрощению управления транспортной деятельностью?

Начало бизнеса было непростым, но интересным — пришлось научиться вести переговоры, предлагать товар. Требования клиентов были высокими и очень разными, а оплата задерживалась. В те времена на рынке Литвы конкурентов нам не было. Некоторые фирмы пользовались такими иностранными программами, как «Navision», но это не было популярным. Сначала нам приходилось немало общаться с перевозчиками, рассказывать им о пользе программы управления бизнесом. Сегодня большинство транспортных предприятий уже попробовали работать с той или иной программой, знают, что хотят, какие функции им нужны.

Вы предлагаете транспортным и логистическим фирмам программу, оптимизирующую ведение деятельности. Пользуетесь ли вы подобными программами в своей фирме?

Вначале, как и большинство, мы пользовались традиционной программой excel, однако позднее мы начали использовать модифицированную под нужды нашей фирмы версию программы «Info Trans». Мы максимально приблизили эту программу к своим нуждам и заметили очевидные различия. Теперь мы видим историю работы со своими клиентами, легче и быстрее генерируем счета, аналитические отчёты, оперативно передаём задания персоналу, пересылаем информационные письма.

Какие конкурентные преимущества на рынке имеют фирмы, пользующиеся СУБ?

Быстрота (в работе с документами, поиске информации), уменьшение рабочих затрат, гибкость, безопасность конфиденциальной информации, контроль над расходами, более точный контроль остатка кредита/задолженности, возможность быстрее точно определить наиболее и наименее доходные области, простой контроль роста — всё это и многое другое позволяют системы управления бизнес-процессами.

Расскажите, чем программа «Info Trans» полезна литовским перевозчикам, экспедиторам, логистам?

Получаемая заказчиками польза зависит от сферы деятельности предприятия, его внутренней специфики, сложности логистической цепи, количества необходимых документов и пр. Например, перевозчики, доставляющие грузы по различным маршрутам, более сложным логистическим цепям, должны иметь возможность сравнить разные маршруты, доходность клиентов, для чего excel обычно не хватает. Отдельная категория — перевозчики, работающие в Европе по километровому тарифу. Им важно сравнивать количество километров и реальный маршрут, расходы, прибыль и пр. В программе имеется удобная модель учёта дорожных листов.

С экспедиторскими фирмами всё проще — реальная польза от использования программы видна сразу благодаря автоматически генерируемым договорам с заказчиками на русском, литовском и английском языках. Кроме того, в программе есть возможность автоматически отправлять договора и прочие документы на электронную почту клиента (печати и подписи программа ставит автоматически).

Программа приспособлена к индивидуальным требованиям отдельных клиентов, так как каждая фирма нуждается в чём-то особенном.

В 2005 г. созданная вами программа была оценена на выставке «Info Trans» как лучший ITTE-продукт. Изменялась, совершенствовалась ли программа с того времени? Может, появились новые, более удобные функции? Какие новые функции могут появиться в программе в ближайшее время и будут ли они предоставляться старым клиентам?

Для создания программы потребовалось 3 года, однако она постоянно обновляется согласно требованиям и наблюдениям заказчиков. Технически всё работает прекрасно, поэтому в последнее время изменений было немного. Основной момент, о котором просят перевозчики — учёт мелких расходов на ремонт и связь программы с системами наблюдения и картами. Над этим мы и работаем — результаты ожидаются осенью.

Большинство продавцов утверждает, что именно их система — самая лучшая, функциональная и прочее. Как транспортным и логистическим предприятиям, ранее не сталкивавшимся с СУБ, выбрать систему, наиболее отвечающую их требованиям?

Во-первых, нужно сравнить несколько разных программ и обратить внимание на следующие аспекты:

• как работает программа — гибкость, удобность, скорость;

• может ли фирма самостоятельно конфигурировать настройки функциональности;

• сколько стоит приспособление программы к специфике фирмы (формы ввода, отчётов, счетов и пр.);

• можно ли и какова стоимость изменения поведения программы — в некоторых программах это очень трудно сделать. Например, по умолчанию программа может иметь такое поведение: после выписки счёта нельзя менять информацию в заказе», «при превышении кредитного лимита нельзя создать заказ» и пр. Большинству это, наверное, подходит, однако если в фирме есть частичные/предварительные счета, то это будет мешать работе.

Стандартные функции нужны для расчёта самых простых логистических операций:

• для экспедитора — один заказ/один перевозчик/один счёт;

• для перевозчика — один рейс/ один/больше транспортных заявок на экспорт-импорт. Перевозка выполняется без перевалок/терминалов/переприцепов.

Не каждая фирма нуждается в дополнительных функциях. Рано или поздно фирма сталкивается с более сложными случаями: один счёт на несколько заказов, частичные грузы, перевозка через терминал, рейсы по Европе согласно тарифу/1 км и т.д. — тогда и возникает вопрос, инвестировать ли в дальнейшее усовершенствование программы или дешевле и быстрее приспособить её под ту или иную функцию.

Как СУБ может помочь уменьшить расходы, и через сколько времени программа окупается?

Окупаемость программы зависит от специфики фирмы. Экспедитор с помощью программы может сделать больше за один и тот же промежуток времени: быстрее заполнять договора, генерировать счета, вводить и искать информацию. Поэтому программа может окупиться через несколько месяцев. У перевозчиков точно так же, как и у экспедиторов, однако здесь больше неопределённости при контроле топлива и километража, что может сказаться на окупаемости программы. Однако благодаря упрощённому поиску информации можно найти более выгодный заказ или более дешёвого перевозчика, с лёгкостью управлять списками сомнительных клиентов и т.д.

Как вы оцениваете перспективы использования программного обеспечения в транспортных фирмах Литвы?

Технологии развиваются каждый день, поэтому, я думаю, что программы, оптимизирующие бизнес-процессы, имеют хорошие перспективы в Литве. Современные фирмы, стремящиеся к хорошим результатам, уже сегодня не представляют своей работы без удобных программ управления бизнес-процессами. После кризиса на рынке чувствуется заметное оживление — скорее всего, фирмы поняли, что нужно всё считать, и слова «и так понятно» и программа exel уже не подходят. При увеличении стоимости квалифицированной рабочей силы работодатели стараются оптимизировать работу персонала, чтобы подготовка документации не занимала большую часть рабочего дня. Программы по управлению бизнес-процессами — не всегда простой, но зато самый прямой путь к оптимизации работы.