UE chce cyfrowego A1: co zmieni się dla kierowców z Polski i Litwy

Komisja Europejska proponuje, by zaświadczenie A1 stało się pełnoprawnym cyfrowym dokumentem działającym w całej UE w ramach nowego systemu ESSPASS. Dla przewoźników może to oznaczać mniej ponownego wpisywania tych samych danych i szybszą kontrolę dokumentu w innym kraju. Na razie kierowcom nie przybyły żadne nowe obowiązki: propozycję muszą jeszcze uzgodnić Parlament Europejski i państwa UE.

Wyobraźmy sobie zwykły kurs polskiego przewoźnika. Kierowca jedzie z Polski przez Niemcy i Holandię do Belgii. Składki na ubezpieczenia społeczne mogą być za niego nadal odprowadzane zgodnie z polskimi przepisami. Zaświadczenie A1 potwierdza, którego państwa ustawodawstwo w zakresie ubezpieczeń społecznych ma zastosowanie do tego pracownika.

Przy tym samym kursie może pojawić się osobny obowiązek. Jeśli kierowca wykonuje kabotaż w Niemczech albo przewóz cross-trade między Niemcami a Holandią, firma może być zobowiązana do złożenia zgłoszenia delegowania kierowcy. Ciężarówka jest ta sama i kierowca ten sam, ale dokumenty odpowiadają na różne pytania. Właśnie tutaj w branży regularnie zaczyna się zamieszanie.

Czym jest A1 i po co kierowcy ten dokument

Zaświadczenie A1 potwierdza, w którym kraju pracownik pozostaje objęty ubezpieczeniami społecznymi i gdzie powinny być za niego opłacane składki. Z tych składek finansowane są między innymi emerytury, świadczenia chorobowe i inne elementy systemu zabezpieczenia społecznego.

A1 nie jest zezwoleniem na pracę za granicą i nie potwierdza prawa firmy do wykonania konkretnego przewozu. Wskazuje, którego państwa przepisy dotyczące ubezpieczeń społecznych mają zastosowanie do pracownika.

Dla kierowców międzynarodowych ma to szczególne znaczenie. Mogą oni regularnie pracować w kilku państwach. Unijne przepisy przewidują dla takich sytuacji odrębny tryb, a A1 potwierdza, który krajowy system ubezpieczeń społecznych pozostaje właściwy.

W Polsce A1 wydaje ZUS, czyli Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Na Litwie zajmuje się tym Sodra. W obu krajach wnioski można już składać elektronicznie, więc sama cyfrowa obsługa nie jest dla rynku nowością. UE chce teraz przenieść do wspólnego systemu cały proces: uzyskanie, przechowywanie i kontrolę dokumentu za granicą.

A1 i zgłoszenie delegowania: dwa różne dokumenty

Zgłoszenie delegowania kierowcy dotyczy przepisów o delegowaniu. W transporcie drogowym takie zgłoszenia składa się przez wspólny europejski portal.

Kluczowy jest rodzaj operacji transportowej. Kabotaż, czyli przewóz krajowy wykonywany w innym państwie przez zagranicznego przewoźnika, co do zasady podlega przepisom o delegowaniu. Przewozy cross-trade, gdy przewoźnik wozi ładunek między dwoma państwami, z których żadne nie jest krajem jego siedziby, również zazwyczaj podlegają tym zasadom. Zwykły przewóz bilateralny z kraju siedziby przewoźnika oraz tranzyt mają inny status i przy spełnieniu warunków Pakietu Mobilności nie są traktowane jako delegowanie.

A1 podlega przepisom o zabezpieczeniu społecznym. Dlatego brak obowiązku złożenia zgłoszenia delegowania przy konkretnym przewozie sam w sobie nie rozstrzyga, czy potrzebne jest A1. Ważne A1 nie zwalnia też z obowiązków dotyczących delegowania, jeśli dana operacja pod nie podlega.

Co UE chce zmienić

We wrześniu Komisja Europejska przedstawiła pakiet zmian dotyczących mobilności pracowników. Jednym z jego elementów jest ESSPASS, czyli European Social Security Pass. Nazwa może być myląca: kierowcy nie mają dostać obowiązkowej nowej plastikowej karty.

ESSPASS ma być europejską infrastrukturą dla cyfrowych dokumentów zabezpieczenia społecznego. Pracodawca nadal będzie zwracał się do swojej krajowej instytucji, na przykład ZUS lub Sodra, a pracownik będzie mógł otrzymać i przechowywać cyfrowe potwierdzenie w europejskim portfelu tożsamości cyfrowej.

Jako pierwszy do systemu ma trafić A1. Według propozycji Komisji Europejskiej powinno to nastąpić rok po wejściu w życie przyszłego rozporządzenia. Daty uruchomienia jeszcze nie ma. Najpierw tekst muszą uzgodnić Parlament Europejski i Rada UE, a w toku negocjacji może się on jeszcze zmienić.

Dla transportu najważniejsza zmiana dotyczy kontroli. Elektroniczne A1 samo w sobie nie jest nowością. Na przykład litewska Sodra od 2023 roku wydaje kierowcom międzynarodowym elektroniczne A1 z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Problem pojawia się za granicą, gdzie inspektor musi potwierdzić, że dokument jest autentyczny, aktualny i rzeczywiście dotyczy danego kierowcy.

ESSPASS ma umożliwić właściwym organom niemal natychmiastową cyfrową weryfikację takich dokumentów. To właśnie tutaj pojawia się praktyczna różnica między elektronicznym plikiem a dokumentem cyfrowym możliwym do sprawdzenia w całej UE.

Druga zmiana dotyczy danych. Dziś przewoźnik może osobno korzystać z krajowego systemu ubezpieczeń społecznych i europejskiego portalu do zgłoszeń delegowania kierowców. W obu systemach część danych firmy i kierowcy się powtarza. Komisja Europejska proponuje, by przy wniosku o A1 można było ponownie wykorzystać dane już wpisane do portali delegowania i połączyć istniejące systemy. Projekt nie przewiduje jednego nowego superportalu.

Dlaczego to szczególnie ważne dla Polski

Skalę polskiego rynku dobrze pokazują statystyki A1. Według najnowszego raportu Komisji Europejskiej w 2024 roku państwa UE, EFTA i Wielka Brytania wydały około 5,6 mln takich dokumentów. Na Polskę przypadło około 853 tys. A1. Polska pozostaje również największym państwem pod względem liczby A1 wydawanych osobom, które zwykle pracują w dwóch lub większej liczbie krajów.

W transporcie międzynarodowym ta kategoria ma ogromne znaczenie, ponieważ kierowca regularnie pracuje w kilku państwach. Cyfrowa kontrola A1 w Polsce dotyczy więc dużego codziennego strumienia dokumentów.

Polskie firmy już składają wnioski przez PUE/eZUS. Potencjalna korzyść z ESSPASS pojawia się przede wszystkim po wydaniu dokumentu: mniej ręcznego potwierdzania go za granicą i mniej wielokrotnego wpisywania tych samych informacji do różnych systemów.

Litwa: transport odpowiada za ogromną część A1

Przykład Litwy jest jeszcze bardziej wyrazisty. Sodra ma osobny formularz wniosku o A1 przeznaczony właśnie dla kierowcy transportu międzynarodowego zatrudnionego w firmie zarejestrowanej na Litwie.

Według badania POSTING.STAT, opartego na danych Sodra, w 2024 roku Litwa wydała 90 296 zaświadczeń A1 osobom pracującym w dwóch lub większej liczbie państw. Z tego 56 822 przypadło na drogowy transport towarów. To około 63 proc. całej tej kategorii.

Sodra powinna podjąć decyzję w sprawie A1 w ciągu 20 dni roboczych od otrzymania kompletu dokumentów. Jeśli procedura już się rozpoczęła, można uzyskać osobne potwierdzenie tego faktu. Sama Sodra zwraca też uwagę, że praktyka kontroli A1 w poszczególnych państwach nadal się różni.

Dla litewskiego przewoźnika ESSPASS dotyczy więc bardzo codziennej rutyny: dokument może już być elektroniczny w systemie litewskim, ale jego sprawdzenie w innym kraju nadal zależy od sposobu działania miejscowego inspektora i krajowych systemów.

Gdzie są pieniądze

Komisja Europejska szacuje, że cyfryzacja dokumentów zabezpieczenia społecznego może przynieść firmom do 64 mln euro oszczędności w ciągu 12 lat. To wyliczenie dla całej europejskiej gospodarki, więc nie da się go uczciwie przeliczyć na jedną firmę transportową.

Dla przewoźnika efekt ekonomiczny składa się z czasu pracy i ryzyka opóźnienia. Według Komisji Europejskiej przestoje związane z kontrolami A1 generują dziś dla biznesu w UE od 1,2 do 4,2 mln euro kosztów pracy rocznie. Dodatkowa weryfikacja dokumentu między państwami w bardziej złożonych przypadkach może trwać od kilku godzin do kilku miesięcy.

Jeśli ESSPASS zadziała zgodnie z założeniami, część takich sytuacji powinna stać się prostsza: inspektor szybciej sprawdzi autentyczność dokumentu, a firma rzadziej będzie ponownie przekazywać dane już znane systemowi. Rzeczywisty efekt będzie zależał od wdrożenia technicznego i od tego, jak podobnie system będzie działał w różnych państwach.

Po co UE szybsza kontrola

Cyfryzacja ma również wymiar kontrolny. Europejski Urząd ds. Pracy osobno zajmuje się przypadkami fikcyjnego delegowania i weryfikacją A1. Szybsza kontrola ma ułatwić wykrywanie nieważnych dokumentów, niezgodności w danych i niewłaściwego stosowania przepisów o zabezpieczeniu społecznym.

Dane te nie dają podstaw do twierdzenia, że polscy lub litewscy przewoźnicy masowo oszukują. Problem dotyczy całej Europy: miliony dokumentów każdego roku przechodzą przez dziesiątki krajowych administracji, a praktyka kontroli nadal nie jest jednolita.

A co z kierowcami z Ukrainy i innych państw spoza UE

Dla Polski i Litwy to ważny temat ze względu na dużą liczbę kierowców z państw trzecich. Samo obywatelstwo spoza UE nie wyklucza stosowania zasad dotyczących A1.

Pod określonymi warunkami unijne zasady koordynacji zabezpieczenia społecznego obejmują również legalnie przebywających obywateli państw trzecich, jeśli ich sytuacja jest związana z więcej niż jednym państwem UE. Istnieją wyjątki i szczególne reżimy, między innymi dla Danii i Wielkiej Brytanii, dlatego konkretny przypadek zależy od trasy i statusu prawnego kierowcy.

Co pozostaje bez zmian

Na razie kierowcy nie pojawia się żaden nowy dokument. ZUS i Sodra nadal wydają A1 według obecnych zasad, zgłoszenia delegowania pozostają w swoim systemie, a przepisy Pakietu Mobilności nadal określają, które operacje transportowe są uznawane za delegowanie.

ESSPASS nie zmienia też samej funkcji A1 i nie określa wysokości wynagrodzenia kierowcy. Zmienia sposób uzyskiwania, przechowywania i sprawdzania dokumentów zabezpieczenia społecznego.

Największa niewiadoma dotyczy dziś terminów. Komisja Europejska przedstawiła propozycję, ale ostatecznych przepisów jeszcze nie ma. Jeśli projekt zostanie przyjęty, A1 ma stać się pierwszym dokumentem zabezpieczenia społecznego, który UE chce przekształcić we wspólne cyfrowe potwierdzenie możliwe do szybkiej weryfikacji za granicą.

Dla Polski i Litwy będzie to znacząca zmiana ze względu na skalę transportu międzynarodowego. Oba kraje już potrafią wydawać A1 elektronicznie. Według założeń Komisji Europejskiej kolejnym etapem ma być wspólny cyfrowy proces uzyskiwania, przechowywania i kontroli A1 po wyjeździe kierowcy z kraju.